english
contact

Deelnemers registratie

De deelnemers-module vormt de basis van Eventure. Vanuit deze module kunnen gebruikers het systeem aanvullen met modules naar keuze. De standaardfunctionaliteiten van de deelnemers-module maken al een eenvoudige organisatie van deelnemerregistratie mogelijk. Na het invoeren van de stamgegevens van het congres, zoals naam, data, registratietypen enz., kunnen bijvoorbeeld workshops worden ingedeeld en deelnemercategorieën worden toegewezen. Dit betekent dat na de aanmaak van stamgegevens het daadwerkelijke registratieproces kan beginnen met een handmatige deelnemerregistratie. Voor het sturen van bevestigingen heeft Eventure een standaardbevestiging, maar een in MS Word opgemaakte bevestiging is ook mogelijk. 

In de basisomgeving van deelnemers-module kunnen naar eigen inzicht deelnemerbadges worden aangemaakt en geprint. Managementinformatie en overige rapportages (zoals deelnemerlijsten) zijn altijd onder handbereik. Eventure biedt de mogelijkheid tot de aanmaak van standaardrapportages, maar ook de export van gegevens naar Excel, zodat deze kunnen worden bewerkt. 

Voor gebruikers op locatie is er een lokale kopie, de Conference Location Copy. Dit is een versie van Eventure waarmee alle data van een congres of event op een laptop of in een netwerk beschikbaar worden gemaakt. Alle Eventure-functionaliteiten zijn dan voortdurend bij de hand.

Betalingen

De module Betalingen biedt de mogelijkheid om bedragen in te voeren in het systeem en facturen te printen/mailen. Uitstaande bedragen en gedane betalingen worden hiermee op een overzichtelijke manier gesaldeerd.

Hotel

Voor hotelreserveringen en de koppeling van kamers aan de deelnemers.

Groepsmodule

Met deze module kunnen de gegevens van deelnemers van individuele bedrijven worden gekoppeld om het maken van een groepsfactuur mogelijk te maken. Eventueel met bijbehorende rapportages.

Bevestigingen/Brieven/Rapporten via e-mail

Veel mensen zien liever een e-mail dan een brief per post. Eventure biedt daarom ook de mogelijkheid om de verschillende communicatie per e-mail te verzorgen in plaats van per post. Deze module werkt alleen met mailprogramma’s op basis van het MAPI-protocol, zoals Outlook en Outlook Express.

Onsite registratie

Middels een speciaal onsite netwerk kunnen deelnemers zonder registratie zelf hun persoonsgegevens achterlaten. Zodoende hoeft er aan de registratiebalie enkel nog een betaling te worden gedaan en de badge worden afgegeven.

Excel-importmodule

Basisgegevens van deelnemers in een Excel-bestand direct in het door Eventure ondersteunde congres importeren? Geen probleem met de Excel-importmodule.

Meertaligheid

Deze module geeft de mogelijkheid om meerdere talen te gebruiken binnen een congres. De deelnemers ontvangen dan een brief met een standaardopmaak in hun eigen taal.

Meekomende/extra personen

Sommige deelnemers nemen hun vrouw of partner mee. Deze module dient om die extra personen niet als congresbezoekers te registreren, maar ze wel op te nemen in het partner- of sociale programma en indien nodig te voorzien van een badge.

Controle op naam vorig congres

Zijn de deelnemers al bekend van een ander of vorig congres, dan wordt offline automatisch gekeken of deze al in het bestand voorkomen. In dat geval kunnen de relevante gegevens direct worden geïmporteerd.

Wijzigingsfunctie via spreadsheet

Met deze module zijn de deelnemer gegevens ook beschikbaar in een spreadsheetvorm en wijzigingen hierin worden gelijk doorgevoerd in de database. Voor wie zelf de invoer van de registraties doet levert dit veel gemak op, bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsnaam fout is ingevoerd bij meerdere deelnemers van hetzelfde bedrijf.

Transport

Deze module bevat de mogelijkheid om de aankomst- en vertrekgegevens van de deelnemers te registreren, zodat hun vervoer geregeld kan worden.

Vouchers, tickets e.d.

Voor veel congresonderdelen zijn vouchers en/of tickets nodig. Eventure maakt het mogelijk. En gemakkelijk.

Vergoedingenmodule

Moeten vergoedingen worden uitgekeerd aan deelnemers, bijvoorbeeld reiskosten? De administratie is wat dat betreft voortaan altijd op orde met de Vergoedingenmodule.

Events on Badge Module

Voor maximaal vijf titels van events, direct geprint op de badge.

Incassomodule

Vooral bij grote congressen en events moeten de betalingen op orde zijn. Met deze module worden automatische incasso’s direct in een ClieOp03 bestand omgezet om via het eigen bankprogramma van de organisatie te verwerken.

Eventure: extra internet modules

Rapporten op internet

Een congres of ander event? Dan hebben we het al snel over lange lijsten, van deelnemers en workshops. Eventure maakt ze beschikbaar op internet.

External login

Met External login kunnen deelnemers hun eigen persoonlijke link krijgen om in te loggen op de registratiesites van eventure. Er kan voor gekozen worden om het welcome screen over te slaan en bepaalde gegevens alvast mee te sturen. Wel via het welcome screen te gaan, maar dan moet de deelnemer wel alvast ingelezen zijn door Parthen.

Categorieën op internet

Wat Eventure uniek maakt is de combinatie van offline en online werken. Met deze module worden categorieën die offline zijn aangemaakt beschikbaar op internet. Per congresonderdeel kan dan worden aangeven welke categorie(ën) zich kan (kunnen) inschrijven. Denk aan een scheiding van betalende en niet-betalende deelnemers.

Vrijetekstpagina

Maak een eigen webpagina tussen de inlogpagina en de pagina voor persoonlijke gegevens van de deelnemer.

SMS versturen

Deze optie biedt de mogelijkheid om een SMS te sturen (direct uit het systeem) aan een of meerdere deelnemers.



disclaimer
© copyright